I Rimborsi Spese per Dipendenti e Amministratori

La tematica dei rimborsi spese erogati a dipendenti e amministratori è certamente molto sentita dalle aziende, per la frequenza con cui si pone nella pratica quotidiana e per le numerose complicazioni burocratiche, amministrative e fiscali connesse all’argomento.

Il concetto di trasferta

Innanzitutto, va specificato che - in ambito fiscale - per “trasferta” si intende un trasferimento richiesto e autorizzato dal datore al di fuori del Comune dove è ubicata la sede di lavoro del dipendente.

Per quanto attiene gli amministratori, poiché potrebbe non essere stato specificato nel mandato (vale a dire nel verbale di nomina) il luogo ove espletare l’incarico, si fa riferimento convenzionale al luogo di residenza dell’amministratore stesso.

In linea di principio, possiamo dire che il rimborso può essere:

1. analitico, o come si ha l’abitudine di dire “a piè di lista”, evocando l’elenco dei rimborsi presentato al datore di lavoro (e qui si valorizza la restituzione delle spese);

2. forfettario, con differenti combinazioni tra il vero e proprio forfait e gli elementi forfettari e analitici (e qui si valorizza il disagio e l’eventuale spesa).

Il rimborso analitico o a piè di lista

In caso di rimborso analitico delle spese per trasferte o missioni fuori del territorio comunale non concorrono a formare il reddito i rimborsi di spese documentate relative:

• al vitto;

• all'alloggio;

• al viaggio e al trasporto (tariffe Aci per il mezzo utilizzato; biglietti)

• al rimborso di altre spese, anche non documentabili ed eventualmente sostenute dal dipendente, fino all'importo massimo giornaliero di 15,49 euro, elevate a 25,82 euro per le trasferte all'estero

Le tariffe Aci comprendono il costo del carburante e non quello del pedaggio autostradale che, per conseguenza, potrà rientrare nel conteggio dei rimborsi richiesti; quindi, il pedaggio autostradale pagato dal dipendente/amministratore in trasferta potrà essere aggiunto alla richiesta di rimborso chilometrico, senza che tale somma costituisca reddito per il dipendente.

Per il datore di lavoro,  il Tuir pone dei limiti di deducibilità. 

Infatti, si riscontrano i seguenti valori:

• le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti e dagli amministratori, sono ammesse in deduzione per un ammontare giornaliero non superiore a 180,76 euro; il predetto limite è elevato a 258,23 euro per le trasferte all'estero;

• se il dipendente o Amministratore sia stato autorizzato a utilizzare un autoveicolo di sua proprietà, ovvero noleggiato al fine di essere utilizzato per una specifica trasferta, la spesa deducibile è limitata, rispettivamente, al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel.

Il rimborso forfettario o parzialmente forfettario

Il Legislatore fiscale idealizza anche una modalità di rimborso forfettario, presumibilmente distribuendo su 3 componenti (paritarie nel peso) le seguenti componenti:

• vitto;

• alloggio;

• piccole spese non documentate.

una misura forfettaria onnicomprensiva, per un totale di 46,48 euro al giorno (importo elevato a 77,47 euro per le trasferte all'estero), sempre al netto delle spese di viaggio e di trasporto. Sino a tale limite il dipendente non tassa nulla. L’eventuale parte eccedente concorre al reddito.

Enrico Pecchia
Dottore Commercialista e Revisore Contabile